Información sobre el canal interno de comunicación

INFORMACIÓN SOBRE EL CANAL INTERNO DE COMUNICACIÓN

OBJETIVO DEL CANAL INTERNO DE COMUNICACIÓN

El objetivo principal del canal de interno de comunicación es facilitar la formulación, recepción y tratamiento de forma segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad de FUNDACIÓN INSTITUTO DE CIENCIAS DE LA SALUD DE CASTILLA Y LEÓN (En adelante, ICSCYL), situaciones de riesgo por exposiciones derivadas de las interconexiones con otras entidades, administraciones públicas y otros organismos, favoreciendo, en este sentido, un entorno de cumplimiento basado en los principios y valores de ICSCYL.

A su vez, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, fomenta proteger a los informantes, personas que en un contexto laboral o profesional detecten y comuniquen la posibles infracciones penales o administrativas graves o muy graves.

ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CANAL DE INTERNO DE COMUNICACIÓN

¿Qué se puede denunciar?
A través de nuestro canal se podrá comunicar cualquier tipo de acto o hecho fundado que pudiera contravenir los principios y valores de ICSCYL o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente como, por ejemplo:

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, así como los delitos previstos en otras leyes especiales que apliquen o puedan aplicar en un futuro a ICSCYL.
• Infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
• Incumplimientos o conductas contrarias a los principios, valores y normas de conducta establecidas en ICSCYL.
• Incumplimientos o conductas contrarias a políticas, protocolos, procedimientos, manuales, normas o controles internos establecidos en ICSCYL.

¿Quiénes pueden denunciar?
Cualquier tercero interno o externo a ICSCYL que tenga conocimientos fundados de alguno de los delitos, irregularidades o infracciones indicadas en la presente política:

• Todos los empleados, incluidos empleados temporales, becarios y trabajadores en periodos de formación que desempeñen o hayan desempeñado sus funciones laborales dentro de ICSCYL.
• Aquellos candidatos cuya relación laboral no haya comenzado, siempre que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de negociación o relación precontractual.
• Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de dirección de ICSCYL.
• Los socios de negocio con quien ICSCYL tiene o prevé establecer algún tipo de relación de negocios: clientes, proveedores, personas o empresas en las que se externalizan actividades, colaboradores, consultores, representantes, agentes, distribuidores, intermediarios, comisionistas, inversores, trabajadores autónomos, etcétera.
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE INTERNO DE COMUNICACIÓN

Uno de los principales medios habilitados por ICSCYL para las comunicaciones de incumplimientos o actividades ilícitas descritas en la presente política, es a través del canal de interno de comunicación, accesible y que está operativo 24 horas al día los 365 días del año, situado en la página de inicio de nuestra web corporativa, https://www.icscyl.com/canal-interno-de-comunicacion, facilitando el uso de un entorno de participación seguro y garantizando que las comunicaciones serán tratadas de forma objetiva, independiente, anónima y confidencial.

El informante estará en todo momento informado del estado de la comunicación y en permanente contacto con ICSCYL a través de un sistema de comunicación interno

Asimismo, ICSCYL ha habilitado los siguientes medios que permiten las comunicaciones escritas y presenciales:

• Dirección postal: Parque Santa Clara, s/n, 42002 – Soria.

Cuando se realicen comunicaciones a través de la dirección postal indicada, el informante deberá incluir de forma opcional sus datos personales (un nombre y un medio a través del que podamos comunicarnos (teléfono o correo electrónico)), y de forma obligatoria fecha en la que se realiza la comunicación, fecha aproximada de los hechos descritos y una descripción lo más detallada posible, de los hechos denunciados.

Para enviar una solicitud a través del canal interno de comunicación habilitado en nuestra página web, el informante tiene dos opciones:

• a) Presentar una denuncia anónima: se deben indicar como mínimo el título de la denuncia y rellenar el campo de descripción con la información sobre los hechos en que se fundamenta su comunicación, pudiendo aportar subir adjuntos los documentos justificativos que acompañan la solicitud; o
• b) Presentar una denuncia como informante identificable: junto al título de la denuncia y la descripción detallada de los hechos y la documentación justificativa que se estime oportuna, se proporcionarán los datos identificativos (nombre y apellidos) y de contacto (teléfono y dirección de correo electrónico) de la persona informante.

ICSCYL garantiza que el procedimiento de comunicación interna sea lleva a cabo de una manera confidencial, preservando tanto la identidad de los intervinientes como de la información relacionada y proporcionada.

En todo caso, para el envío de la denuncia el informante deberá cumplimentar los campos marcados como obligatorios señalados con el símbolo (*). Asimismo, antes de enviar definitivamente la solicitud de denuncia el informante deberá confirmar la lectura y acuse de conformidad de la política de privacidad en relación con el tratamiento de los datos personales que fueran necesarios para dar curso a su comunicación.

Una vez recibida la denuncia, el informante recibirá automáticamente un código de identificación a través del cual el informante podrá conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de la denuncia a lo largo del procedimiento de gestión. El código de identificación, ante interno de comunicación anónimas, será la única vía de acceso y seguimiento por lo que es responsabilidad del informante su adecuada conservación. En caso fuera necesario ampliar la información para dar curso a la solicitud, ICSCYL podrá solicitar más información al informante a través del servicio de comunicación interno del sistema de gestión de interno de comunicación. ICSCYL.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LA DENUNCIA

ICSCYL supervisa la información contenida en cada denuncia recibida y analiza los documentos justificativos que se acompañen, en los casos que proceda, a este respecto, ICSCYL podrá solicitar al informante toda aquella aclaración adicional y/o evidencias relativas a los hechos denunciados a través del servicio de comunicación del sistema de gestión del canal de interno de comunicación; entre estas evidencias, se incluye el material documental en formato físico y/o electrónico relacionado con los hechos denunciados de índole profesional a cargo o por cuenta de la entidad y cualquier otra actuación por la que se pudiera obtener información necesaria para la continuación del procedimiento de gestión de la denuncia.

Antes del inicio de la función instructora se verificará la no existencia de conflicto de intereses con alguno de los miembros que forman parte del órgano responsables de la investigación de la comunicación. En el caso de existir conflicto, los miembros conflictuados serán apartados y se nombrarán miembros diferentes que puedan llevar a cabo la instrucción, salvaguardando así su independencia.

Se admitirá a trámite la denuncia en aquellos supuestos en los que los hechos descritos en la misma puedan suponer un hecho denunciable a tenor de lo descrito en el ámbito de aplicación. A este respecto, no se podrán admitir a trámite las comunicaciones relativas a supuestos que no se encuadren dentro de los hechos denunciables o que carezcan de la motivación y justificación suficiente para la verificación de tales hechos.
Con independencia de la admisión o no a trámite de la solicitud de denuncia, el informante recibirá una primera comunicación de acuse de recibo en el plazo de siete días naturales desde la recepción de la solicitud por ICSCYL a través del canal de interno de comunicación, asi como la información resultante del curso de la gestión de su solicitud.

ICSCYL realizará las actuaciones de investigación que correspondan a efectos de obtener toda la información necesaria para dar curso a la denuncia y resultará preceptiva la colaboración de otras áreas de la entidad o de terceros autorizados si fuera necesario y en cumplimiento de la legislación vigente de aplicación.

Con anterioridad al vencimiento del plazo de tres meses desde la recepción de la denuncia, el cual podrá extenderse hasta otros tres meses adicionales con motivo de la especial complejidad del caso, ICSCYL se compromete a dar respuesta a las actuaciones de investigación relativas a la denuncia.

PROTECCIÓN DE DATOS Y CONFIDENCIALIDAD

Los tratamientos de datos personales que se deriven de la gestión del canal de interno de comunicación se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales. Toda la información necesaria en materia de protección de datos se encuentra en nuestra política de privacidad web: https://www.icscyl.com/politica-de-privacidad/

En línea con lo anterior, ICSCYL tiene implementadas las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad y la confidencialidad de la información relativa a las interno de comunicación y preservar las condiciones de protección del informante y de todas aquellas personas que pudieran verse afectadas con motivo de la denuncia.

AUTORIDAD INDEPENDIENTE DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

Le informamos que podrá informar, ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, la comisión de cualquiera acciones u omisiones incluidas en esta Política ya sea directamente o previa comunicación a través del presente Canal.